Politique de confidentialité des renseignements personnels – Conformité à la loi 25
Cette politique de confidentialité (ci-après désignée « la Politique ») décrit les pratiques de la Clinique Berio en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction de vos informations personnelles. Pour simplifier la lecture, nous ferons parfois référence à « nous » ou à « la clinique » dans cette Politique.
Dans certains cas, nous pourrions vous fournir des informations supplémentaires concernant le traitement de vos données personnelles au moment où elles sont recueillies. De plus, nous pourrions également solliciter votre consentement explicite pour la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels dans des situations spécifiques.
Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous collectons, peu importe la méthode, que ce soit en personne, par téléphone ou via notre site web ou bien les plateformes de nos partenaires.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant vos informations personnelles après avoir eu l’occasion de la consulter, ainsi que tout autre avis supplémentaire, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient traités conformément à cette Politique et aux avis en question.
Pour toute question concernant la confidentialité de vos informations personnelles
Si vous avez des questions, des commentaires, ou souhaitez en savoir plus sur notre gestion des données personnelles, vous pouvez entrer en contact avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel (info@cliniqueberio.ca). Nous serons heureux de répondre à vos préoccupations ou de vous aider à exercer vos droits en matière de protection des données.
Dans notre clinique, nous avons mis en place une structure claire avec des responsabilités bien définies pour assurer la confidentialité des renseignements personnels :
- Responsable de la protection des renseignements personnels :
- Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour garantir la confidentialité des informations.
- Former le personnel sur leurs obligations en matière de protection des données.
- Tenir un registre des incidents liés à la confidentialité.
- Évaluer l’impact des incidents de sécurité concernant les informations personnelles.
- Informer les autorités compétentes en cas d’incident grave.
- Identifier et signaler tout risque lié à la confidentialité des données.
- Directrice des opérations :
- Assurer que tous les employés signent une entente de confidentialité, et que celle-ci soit conservée de manière sécurisée.
- Veiller à la sécurité des dossiers du personnel.
- Gérer les accès aux données en fonction des rôles.
- S’assurer que les fournisseurs et sous-traitants adhèrent à des pratiques strictes en matière de confidentialité.
- Détecter et signaler les risques potentiels d’incidents de confidentialité.
- Personnel administratif :
- Recueillir les informations personnelles des patients et obtenir leur consentement à l’utilisation de ces données.
- Numériser et enregistrer ce consentement dans les dossiers électroniques.
- Respecter les règles de confidentialité en signant les ententes appropriées.
- Signaler tout incident potentiel en matière de confidentialité.
- Personnel clinique :
- Respecter rigoureusement les politiques de confidentialité et les normes éthiques.
- Être vigilant face aux risques de bris de confidentialité et en informer les responsables en cas d’incident.
Nous assurons également la formation continue de notre personnel et sensibilisons chacun à la confidentialité des données à travers plusieurs initiatives :
- Signature annuelle du contrat de confidentialité par tous les employés.
- Rappels périodiques sur les bonnes pratiques, notamment par affichage ou lors des réunions internes.
- Encouragement à déclarer tout incident de sécurité lié à la confidentialité des informations personnelles.
Sécurité et risques potentiels
Nous appliquons des normes de sécurité reconnues dans notre domaine pour protéger les données personnelles que nous recueillons. Des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées sont mises en place afin de prévenir tout incident de confidentialité impliquant vos informations personnelles. Toutefois, bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger ces données, l’utilisation de systèmes informatiques comporte des risques inhérents, et il nous est impossible de garantir totalement leur sécurité ou leur confidentialité. La transmission de vos informations se fait donc à vos propres risques. Si vous pensez que vos informations personnelles ont pu être compromises, veuillez nous contacter aux coordonnées mentionnées ci-haut.
Communication des informations personnelles pour des raisons de sécurité publique ou de poursuite judiciaire
En cas de risque imminent de blessures graves ou de mort
Si nous avons des raisons valables de croire qu’une personne ou un groupe est exposé à un danger sérieux de mort ou de blessures graves, que ce soit en raison d’une disparition, d’un acte de violence ou d’une tentative de suicide, nous pourrions être amenés à divulguer certaines informations personnelles. Cela pourrait inclure partager ces informations avec la personne concernée, ses proches ou toute personne en mesure d’intervenir. Seules les informations strictement nécessaires pour répondre à cette situation d’urgence seront partagées.
Collaboration avec les forces de l’ordre
Nous pourrions également être tenus de fournir des informations aux autorités judiciaires ou à des organismes chargés de prévenir et de réprimer la criminalité. Cela pourrait inclure la communication d’informations au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à un organisme de prévention du crime, si ces données sont essentielles pour poursuivre une infraction en vertu des lois applicables au Québec. De plus, nous pourrions transmettre certaines informations à la police si cela est nécessaire pour planifier ou réaliser une intervention adaptée, dans les cas suivants : 1) à la demande de notre part, pour obtenir de l’aide dans le cadre des services que nous offrons à une personne ; 2) dans le cadre d’une collaboration entre notre organisation et les services de police pour des interventions conjuguant aspects psychosociaux et mesures policières.
Vos renseignements personnels peuvent-ils être transférés hors du Québec?
Il est possible que vos informations personnelles soient transférées à l’extérieur du Québec dans certains cas.
Quels sont vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels?
La loi vous accorde plusieurs droits relatifs à vos informations personnelles. Voici quelques-uns de vos principaux droits :
- Accès : Vous avez le droit de savoir si nous possédons des informations personnelles vous concernant et, le cas échéant, d’y avoir accès.
- Rectification : Vous pouvez demander que toute donnée incomplète ou incorrecte soit corrigée.
- Retrait du consentement : Vous avez la possibilité de retirer votre consentement concernant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.
- Restriction d’accès : Vous pouvez demander que certaines informations spécifiques ne soient accessibles qu’à certains intervenants, ou refuser l’accès à un intervenant en particulier.
- Plainte : Si vous estimez qu’il y a eu une violation de vos droits en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des données, ou encore auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec via leur formulaire en ligne :
https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/pour-les-citoyens/. - Portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir une copie de vos données personnelles ou de les transférer à une autre organisation, dans un format structuré et lisible par machine.
Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre responsable de la protection des données en suivant les instructions mentionnées ci-haut..
Comment utilisons-nous les témoins de navigation (cookies)?
Nous recueillons des témoins de navigation sur notre site pour des fins de publicité ciblée. Par exemple, nous utilisons Google Tag Manager pour intégrer Google Universal Analytics, Google Analytics 4, ainsi qu’un Tag de remarketing Google Ads.
Sites externes
Notre politique ne s’applique pas aux sites ou applications tiers accessibles via nos services. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces services avant de partager vos informations personnelles.
Décisions entièrement automatisées
Nous n’utilisons pas de technologie pour prendre des décisions automatisées basées sur des informations personnelles.
Technologies d’identification, de profilage ou de localisation
Nous n’utilisons pas de technologies visant à analyser le comportement de nos utilisateurs à partir de leurs données personnelles.
Mise à jour de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques commerciales ou les exigences légales.