Procédure de traitement des plaintes liées à la protection des renseignements personnels
Responsable des plaintes
Le traitement des plaintes est assuré par la personne désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels dans notre clinique. Ce responsable veille à ce que chaque plainte soit gérée conformément à la présente procédure.
Soumettre une plainte
Toute plainte doit être formulée par écrit, en détaillant la nature du problème rencontré.
Accusé de réception
Le responsable enverra un accusé de réception au plaignant dans un délai de sept jours ouvrables après avoir reçu la plainte.
Processus de traitement
Dès réception de la plainte, le responsable entame le processus d’analyse. Cette évaluation doit être effectuée dans un délai de 30 jours, à partir du moment où tous les renseignements nécessaires sont recueillis. Si un délai supplémentaire est requis, le plaignant en sera informé. Une fois l’examen terminé, une réponse finale motivée et écrite sera envoyée au plaignant.
Dossier de plainte
Chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct, qui comprend :
- La plainte écrite et tous les éléments qui s’y rattachent ;
- L’analyse réalisée dans le cadre du traitement de la plainte, ainsi que les documents connexes ;
- La réponse finale écrite fournie au plaignant.
Tous les dossiers de plaintes sont strictement confidentiels et sont conservés de manière sécurisée.